در غالب کسب و کارها، انبار و کنترل آن مهمترین دغدغه و چالش مدیریت مجموعه است زیرا تمام سرمایه و دارایی آن مجموعه در آن قرار دارد. مباحثی همچون ورود و خروج کالاها از انبارها و داشتن موجودی به روز و صحیح یکی از مهمترین مسائل کنترل کسب و کار است.
معمولا در غالب واحدها، در ابتدای دوره مالی عملیات انبارگردانی جهت بروزرسانی موجودی کالاهای انبار در نرم افزار مالی و کاردکس انبار صورت می پذیرد. البته در بعضی از واحدها عملیات انبارگردانی چند بار در سال انجام می شود.
چگونه انبار گردانی کنیم ؟
1- باید به این نکته توجه کنید که در زمان انبارگردانی بهتر است عملیات خرید و فروش و ورود و خروج کالا از انبار متوقف شود تا کار با دقت و با حداقل خطا انجام شود. بعضا بعضی واحد ها بدون متوقف کردن خرید و فروش، انبار گردانی می کنند و بعد از آن خرید ها و فروش ها را از آمار بدست آمده کم می کنند و سپس نتیجه نهایی را وارد نرم افزار حسابداری خود می کنند، ولی این کار معمولا باعث خطاهای زیاده شده و نتیجه حاصله زیاد قابل اعتماد نیست.
2- اگر لیست کالاهای خود را دارید، بهتر است آنها را داخل نرم افزار حسابداری خود یا نرم افزار اکسل به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید (در صورت داشتن کد فنی، بهتر است در یک ستون، کد فنی ها را قرار دهید). سپس آن را چاپ کرده و به شخصی که قرار است شمارش را انجام دهد بدهید تا تعداد شمارش شده را روبروی هر کالا بنویسد. این لیست بهتر است شامل ستونهای "کد کالا، نام کالا، شماره فنی،موجودی نرم افزار حسابداری، شمارش اول، شمارش دوم و شمارش سوم" باشد . فرد شمارنده از نقطه مشخصی از انبار شروع به شمارش می کند و هر کالایی را که شمارش کرد بر روی کاغذ مربوطه روبروی کالای مربوطه عدد آن را می نویسد و اگر در محل دیگری در انبار مجددا آن کالا را پیدا کرد و شمارش کرد، عدد جدید را روبروی عدد قبلی در صفحه آن کالا می نویسد. بعضی افراد لیست آماده ندارند و کارمندانشان، بر روی کاغذ های سفید بدون نظم و ترتیب الفبایی از قفسه اول شروع به شمارش می کنند و بر روی کاغذ زیر هم می نویسند و اگر این کالا در جای دیگری در انبار هم موجود باشد و شمارش شود، دوباره در یک خط جدید نوشته می شود و بنابراین از یک کالا ممکن است در ورق های جداگانه، عدد های مختلفی نوشته شود که پیدا کردن و مرتب کردن آن بسیار مشکل و پر خطاست.
3- در صورتیکه امکان پذیر باشد، بهتر است برای بار دوم شمارش شود و در لیست در ستون "شمارش دوم" نوشته شود. سپس برای کالاهایی که نتیجه شمارش اول و شمارش دوم برابر نباشد، برای بار سوم آن کالاها فقط شمارش شده و نتیجه در ستون سوم نوشته می شود و در نهایت عدد صحیح مشخص می شود.
4- بسیار اتفاق می افتد که کالاهایی در انبار یافت می شوند که در لیست چاپ شده در نرم افزار نیستند(در نرم افزار حسابداری قبلا وارد نشده بودند و یا در لیست اکسل نیز موجود نبوند). در اینصورت فرد شمارنده این کالاها را باید در یک کاغذ جداگانه یادداشت کرده تا بعدا در نرم افزار از ابتدا وارد شوند.
5- خوب. تا به ایجا شمارش تمام شد و موجودی ها به طور دقیق بدست آمدند. حال باید موجودی را وارد نرم افزار حسابداری کرد. اگر انبارگردانی در ابتدای دوره مالی انجام شده(تازه سال مالی را ایجاد کرده ایم)، می توان موجودی را در قسمت افتتاحیه به عنوان موجودی اول دوره وارد نمود، که این کار باید به صورت تک به تک کالاها انجام شود و یا اینکه اگر نرم افزار حسابداری امکان ورودی از اکسل را دارد می توان در کمترین زمان، موجودی ها را وارد نرم افزار کرد.
اگر انبارگردانی در میانه دوره مالی انجام شده باید به کمک رسید و حواله های اصلاحی، موجودی کالاها را بروز کرد و دیگر نمی توان موجودی ها را در اول دوره وارد نمود. حال این سئوال پیش می آید که چطور این کار را بکنیم؟. فرض کنید کالای شماره 1 را شمارش کرده ایم و موجودی آن در انبار 12 عدد است ولی در نرم افزار حسابداری موجودی حال را کمتر یا بیشتر نمایش می دهد. اگر موجودی کالا در نرم افزار حسابداری کمتر از موجودی شمارش شده بود(مثلا 8 عدد)، در اینصورت باید اختلاف عدد شمارش شده (4) را رسید انبار ثبت کرد تا موجودی نرم افزار هم اندازه تعداد شمارش شده شود (12 – 8 = 4). در صورتی که تعداد شمارش شده کمتر از موجودی نرم افزار حسابداری بود، باید حواله انبار ثبت کرد تا موجودی نرم افزار اصلاح شود . قابل ذکر است که تاریخ رسید و حواله ها به تاریخ انبارگردانی باشند.
برای کالاهایی که در انبار یافت شدند و در لیست موجود نبود و در نرم افزار حسابداری هم ثبت ننشده اند، باید آنها را در نرم افزار ثبت اولیه نمود و سپس موجودی آنها را هم می توان در ابتدای دوره و هم به کمک رسید انبار بروز رسانی کرد.
توجه کنید که ممکن است کالاهایی در نرم افزار حسابداری داشته باشید که در نرم افزار موجودی دارند ولی در انبار موجود ندارید(در لیست اولیه شما بودند ولی چون هنگام شمارش، موجودی ندارند روبروی آنها عددی نوشته نشده). این کالاها را می توانید با صدور حواله انبار در نرم افزار حسابداری صفر کنید.
در بعضی نرم افزارهای حسابداری امکاناتی تعبیه شده که این فرایندها را تسهیل کرده و باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شوند.
در نرم افزار حسابداری طاها ماژول انبار گردانی وجود دارد که به راحتی می توان نتیجه شمارش شده را وارد آن کرد و با زدن چند دکمه به راحتی برای تمام کالاها، رسید و حواله های اصلاحی انبار صادر نمود. در این ماژول، در صورتیکه کالاها بارکد داشته باشند و در نرم افزار حسابداری بارکد ها تعریف شده باشند می توان با حداقل خطا به کمک بارکدخوان، شمارش کرد.
خالی از لطف نیست که به این مسئله اشاره کنیم که انبار در بعضی واحدها به سیستم RFID مجهز است که به کمک این سیستم می توان در سریع ترین زمان ممکن (مثلا یک ساعت) کل انبار را شمارش کرد و موجودی نرم افزار را بروزرسانی نمود در حالیکه در شمارش دستی این فرایند ممکن است روزها به طول بیانجامد.
جهت کنترل بهتر انبار، بهتر است به چند نکته توجه کرده و حتی الامکان رعایت کنیم :
1- طبقات، راهروها و قفسه های انبار شماره گذاری و نامگذاری شده باشند و نام آنها در محلی مشخص و قابل دید نصب شده باشد.
2- هر کالا در محل خاصی در انبار نگهداری شود و این طور نباشد که تعدادی در یک محل و تعدادی دیگردر محل و قفسه دیگری قرار گرفته باشند.
3- بر روی هر قفسه تگ انبار نصب شده باشد. بر روی این تگ، نام کالایی که در آن قفسه قرار گرفته و کد فنی آن درج می شود(در صورت لزوم توضیحات هم درج شود) .
4- محل فیزیکی کالا در انبار در نرم افزار حسابداری ثبت شود که در صورت غیبت شخص انباردار، دیگران هم در صورت لزوم بتوانند آن کالا را پیدا کنند.