سند افتتاحیه یا سند تراز افتتاحیه، سندی است که در ابتدای دوره مالی یک شرکت یا سازمان تهیه می‌شود و وضعیت مالی و حسابهای آن در پایان دوره مالی قبل را نشان می‌دهد.
این سند شامل اطلاعاتی مانند مانده حساب‌ها (دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه، درآمدها و هزینه‌ها) است که به عنوان نقطه شروع برای ثبت‌های حسابداری دوره جدید استفاده می‌شود.
به عبارتی، سند افتتاحیه پایه‌ای است برای شروع ثبت‌های مالی در دوره جدید و اطمینان می‌دهد که حساب‌ها به درستی از دوره مالی قبل منتقل شده‌اند.
اگر به تازگی نرم افزار حسابداری جدیدی خریده اید و می خواهید به صورت سیستمی ادامه فعالیت دهید، و قبلا به صورت سنتی و دفتری حسابهای خود را ثبت می کردید، باید در نرم افزار حسابداری ابتدا سند افتتاحیه را ثبت کنید و در نرم افزار مشخص کنید که از قبل چه حسابهایی با مشتریان خود داشته اید و چه میزان سرمایه یا بدهی داشته اید .
لازم به ذکر است سند افتتاحیه، به تاریخ ابتدای دوره صادر می شود، به عنوان مثال : 01/01/1404
به عنوان مثال گزینه های زیر در سند افتتاحیه نرم افزارحسابداری ثبت می شوند :
- 1- موجودی کالاها در انبارها : اگر کالاهایی را از قبل (دوره مالی قبل و یا وقتی سنتی فعالیت میکردیم) در انبارمان موجود داریم، باید ابتدا آنها را شمارش کرده(انبارگردانی) و موجودی را به همراه قیمت خرید آن کالا(بهای تمام شده در پایان دوره مالی قبل و یا مبلغ خرید حال حاضر) در نرم افزار حسابداری وارد کنیم؛ بدین ترتیب میزان و ارزش سرمایه ما در انبارهایمان به دست می آید.
- 2- اسناد دریافتی : در صورتیکه از قبل از شروع کار با نرم افزار حسابداری و یا از دوره مالی قبل، چک ها یا سفته هایی را از مشتریانمان گرفته باشیم که هنوز موعد وصول آنها نرسیده و در صندوقمان موجودند باید آنها را در سند افتتاحیه وارد کنیم که این اسناد جزو دارائیهای ما محصوب می شوند .
- 3- اسناد پرداختی : در صورتیکه از قبل از شروع کار با نرم افزار حسابداری و یا از دوره مالی قبل، چک ها یا سفته هایی را به مشتریانمان داده ایم که هنوز موعد وصول آنها نرسیده، باید آنها را در سند افتتاحیه وارد کنیم که این اسناد جزو بدهی هایمان محصوب می شوند .
- 4- مانده حساب اشخاص : اگر با مشتریان یا تامین کنندگانمان از دوره مالی قبل، حساب باز داریم و به آنها بدهکار و یا از آنها بستانکار هستیم، باید مبلغ بدهکاری یا بستانکاری هر یک را در سند افتتاحیه مشخص کنیم که بالطبع، جزء دارایی یا بدهی ما خواهند بود.
- 5- مانده بانکها : مبلغ موجودی بانکها در آخر دوره مالی قبل و یا ابتدای روز ثبت سند افتتاحیه، به عنوان مانده بانک در سند افتتاحیه ثبت می شود که جزء دارایی هایمان است .
- 6- مانده صندوق ها : مبلغ موجودی صندوقها در آخر دوره مالی قبل و یا ابتدای روز ثبت سند افتتاحیه، به عنوان مانده صندئق در سند افتتاحیه ثبت می شود که جزء دارایی هایمان است .
- 7- ماشین آلات، ساختمان و سایر داراییهای ثابت که جزء دارایی های ما هستند.
- 8- سرمایه سرمایه گذاران یا سهامداران و سایر حسابهای حقوق صاحبان سرمایه.
توجه داشته باشید که حسابهایی که دارایی ما محصوب می شوند، در سند افتتاحیه در قسمت بدهکار ثبت شده و حسابهایی که بدهی ما محصوب می شوند در سند افتتاحیه در قسمت بستانکار ثبت می شوند؛ و اینکه در هر کدام از قسمت های بالا مجموع رقم بدهکارها باید در یک خط به حساب افتتاحیه در قسمت بستانکار بسته شده و مجموع رقم بستانکارها نیز باید در یک خط به حساب افتتاحیه در قسمت بدهکار بسته شوند. به عنوان مثال اگر 20 نفر مشتری داشته باشیم که به ما بدهکار باشند و 13 نفر هم از ما بستانکار باشند، باید بعد از ثبت آن 20 نفر در 20 خط جداگانه و ثبت رقم آنها در ستون بدهکار، باید در یک خط مجموع رقم آنها را به حساب افتتاحیه و در ستون بستانکار ثبت کنیم که بدین ترتیب پس از ثبت تمامی آیتمها، سند افتتاحیه تراز می شود .
پس از ثبت های بالا باید جمع تمام بدهکارها و بستانکارها را گرفته (بدون خطوط مجموع که برای تراز کردن ثبت کردیم) و اختلاف آنها را در حساب جاری شرکاء، بسته به بدهکار یا بستانکار بودن اختلاف، ثبت کنیم که البته با این کار سند از حالت تراز خارج می شود که برای تراز کردن آن، باید همان رقم را به حساب افتتاحیه ببندیم.
در برخی از نرم افزار های حسابداری، پس از ثبت و نهایی کردن سند افتتاحیه، دیگر امکان تغییر آن وجود ندارد ولی برخی دیگر از نرم افزارها، امکان تغییر و اصلاح آن در هر زمان وجود دارد.